Zmiany dotyczące akt osobowych od stycznia 2019 roku
Przechowywanie akt osobowych to obowiązek każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników, jednak wielu z nich, w natłoku codziennych obowiązków zaniedbuje ich prowadzenie. Często zapominamy o uzupełnianiu niezbędnych dokumentów, wkładamy je do teczek w niewłaściwej kolejności lub przechowujemy w niewłaściwy sposób. W świetle zmian, jakie wprowadzone zostaną wraz z wejściem w życie, tj. od stycznia 2019 roku, poprawionego Kodeksu Pracy warto pochylić się nad tym zagadnieniem. Szczególnie, że za niewłaściwe przechowywanie akt osobowych, narażenie ich na zniszczenie lub utracenie pracodawcy grozi kara od 1.000 do 30.000 PLN.
Prowadzenie teczek akt osobowych to obowiązek każdego, kto zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Jednak przechowywanie umów cywilno-prawnych (umowy zlecenie oraz umowy o dzieło) jest również konieczne. Po szumnej zmianie przepisów z GIODO na RODO chyba nikt nie ma wątpliwości, że dane osobowe pracowników powinny być przechowywane we właściwy i bezpieczny sposób tak, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Osobny pokój i szafa zamykana na klucz nikogo już nie dziwią. Nowy rok przyniesie jednak sporo zmian a dotyczyć one będą nie tylko sposobu w jaki będziemy przechowywać akta, okresu ich przechowywania i możliwości ich wydawania. Zmienią się także same teczki.
Przechowywanie akt osobowych
Ten temat porusza wszystkich zainteresowanych kadrami już od chwili pojawienia się projektu zmian w Kodeksie Pracy. A to za sprawą możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych z 50 do 10 lat. Nie dotyczy to oczywiście wszystkich.
Kiedy akta osobowe będzie można przechowywać przez 10 lat?
Taki okres będzie nas obowiązywał względem tych pracowników, których zatrudnimy po 1 stycznia 2019 roku. Nie oznacza to, że jeśli zatrudnimy nowego pracownika w lutym, to będziemy mogli zniszczyć jego akta osobowe z końcem stycznia 2029 roku. Okres 10 lat liczymy od końca roku, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy z pracownikiem. Ustawodawca zostawił nam też furtkę, dzięki której możliwe będzie skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat względem wszystkich pracowników zatrudnionych na przestrzeni ostatnich 19 lat, czyli od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku.
Do tej pory byliśmy zobowiązani przechowywać takie dokumenty przez okres 50 lat. Od nowego roku, jeśli chcemy to zmienić, to będziemy musieli wykonać kilka kroków:
Złożyć do ZUS druk ZUS-OSW – czyli oświadczenie o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji osobowej z 50 do 10 lat.
Od chwili jego złożenia będziemy mieli 12 miesięcy na to, żeby za każdego pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 1999 roku złożyć imienny raport informacyjny ZUS RIA. Warto to dobrze przemyśleć gdyż z chwilą złożenia pierwszego takiego raportu nie będzie już odwrotu. Rozmyślić się możemy tylko wtedy, gdy złożyliśmy ZUS OSW i nie dostarczyliśmy jeszcze żadnego raportu informacyjnego.
Obowiązkowo trzeba poinformować każdego, kto pracował dla nas lub pracuje od 1 stycznia 1999 roku o zmianie okresu przechowywania akt osobowych i przekazać mu informację o tym, kiedy i gdzie możliwe będzie odebranie swoich dokumentów.
Nowe zasady dotyczące czasu przechowywania akt osobowych generują konieczność podawania na świadectwie pracy informacji o tym ile czasu nasza firma będzie przechowywać dokumenty pracowników (10 czy 50 lat) oraz skąd można je odebrać. Co do zasady – po upływie 10 lat (gdy właśnie taki okres przechowywania dokumentacji wybierzemy) pracownik będzie miał 30 dni na odebranie swoich dokumentów. W tym czasie pracodawca musi je przechowywać i wydać pracownikowi na jego wniosek. Jeśli pracownik nie odbierze ich w terminie, to pracodawca będzie musiał te dokumenty zniszczyć i będzie miał na to 12 miesięcy.
Uwaga! Jeśli wybraliśmy 10-cio letni okres przechowywania dokumentów, to pamiętajmy że okres ten może się wydłużyć o 12 miesięcy jeśli akta osobowe danego pracownika mają być dowodem w postępowaniu lub mamy podejrzenie, że mogą one być dowodem w postępowaniu!
Sposób przechowywania akt osobowych.
Na tym polu też czekają nas spore zmiany. Do końca 2018 roku nie mieliśmy wyboru i wszystkie akta osobowe musiały być przechowywane w formie papierowej. Od stycznia będziemy mogli to zmienić i zamiast tradycyjnych teczek wybrać formę elektroniczną. O takim kroku również musimy poinformować ZUS i złożyć imienny raport informacyjny na każdego pracownika, którego akta osobowe przenosimy do wersji elektronicznej. Pamiętajmy jednak, że autentyczność każdego zdigitalizowanego dokumentu będziemy musieli potwierdzić podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną. Musimy zatem posiadać odpowiedni system teleinformatyczny, który nam to umożliwi. Konieczne będzie również odpowiednie zabezpieczenie tych danych przed ich uszkodzeniem, utratą czy przed kradzieżą. Na wniosek pracownika możemy przekazać mu elektroniczne akta osobowe (lub ich część) na nośniku danych (np.: pendrive czy płyta CD).
Jeśli decydujemy się na takie właśnie prowadzenie akt osobowych, to musimy poinformować o tym bieżących oraz byłych pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku.
W każdej chwili będzie można przejść z elektronicznych akt osobowych do tradycyjnych drukując je i podpisując, potwierdzając tym samym ich oryginalność. Dzięki temu, jeśli nasza firma zdecyduje się na prowadzenie akt osobowych w wersji papierowej a zatrudnimy pracownika, który do tej pory pracował w firmie prowadzącej e-akta nie będziemy mieli obowiązku przechodzenia na wersję elektroniczną.
Pamiętajmy również, że ustawodawca nie wyznaczył nam konkretnego terminu na podjęcie decyzji w sprawie sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych. W każdej chwili możemy wystąpić o skrócenie okresu ich przechowania czy przejściu z wersji papierowej na elektroniczną.
To jednak nie koniec zmian dotyczących samych akt osobowych.
W dotychczasowej – 3-częściowej strukturze teczek pojawi się czwarta część. Jak wpłynie to na zawartość samych akt? Części A (etap ubiegania się o zatrudnienie) i B (etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia) pozostaną bez zmian. Część C będą stanowić dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary (po upływie określonego czasu). Te dwie ostatnie, czyli część B i C będzie można dzielić na podkategorie (B1, B2, C1, itd.). To, co do tej pory znajdowało się w części C, a więc dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, przejdzie do części czwartej – D.
Pracodawca będzie miał 6 miesięcy od 1 stycznia 2019 roku na dostosowanie akt osobowych do nowych przepisów.
Autor: Anna Banach